Контроль за работой сотрудников

Теория всеобъемлющего управления качеством (TQM) фокусируется на характеристиках продукции, бизнес-процессах и работе сотрудников. Главный принцип теории заключается в необходимости эффективного и своевременного контроля деятельности персонала. Ошибки не следует воспринимать как вину отдельных сотрудников, а скорее как результат отсутствия единой системы управления и контроля, а также недостаточной мотивации. Целью компании должны становиться результаты работы всего коллектива, а не только топ-менеджмента.

Система контроля, предлагаемая TQM, строится на нескольких принципах:

• Долгосрочные цели и стратегия компании должны быть четко сформулированы и доведены до каждого сотрудника.
• Компания должна сформулировать свою миссию, ориентированную на философию качества.
• Постоянный аудит сотрудников и характеристик продукции может нарушить нормальное функционирование производственных процессов.
• Отношения с поставщиками и их надежность имеют решающее значение.
• Персонал должен регулярно обучаться через тренинги и курсы.
• Необходимо выявлять и устранять проблемы, влияющие на работу сотрудников.
• Руководитель должен активно работать над улучшением продукции, а не быть лишь наблюдателем.
• Повышение мотивации сотрудников и уверенности в их силах является важной частью работы.
• Упрощение бизнес-процессов и устранение бюрократических барьеров необходимо для ускорения процесса.
• Важно разработать простую систему ключевых показателей эффективности, исключив случайные и количественные параметры.

Теория кайдзен также акцентирует внимание на вовлеченности сотрудников в процесс улучшения работы, предлагая оптимальные методы контроля на каждом этапе оценки продукции, процесса, управления и работы сотрудников. Стандарты, такие как ISO 9000 или российские ГОСТы, помогают разработать и внедрить систему контроля, которая учитывает желаемые характеристики деятельности.

На практике малые и средние предприятия обычно не нуждаются в обязательном внедрении ISO, и чем проще бизнес-процессы, тем легче оценивать результаты работы. Важно внедрить триаду:

1. Четкая постановка задач и планов, разработка системы оценки выполнения целей.
2. Систематический контроль.
3. Подведение итогов и оценка результатов.

Отсутствие системы оценки и контроля может привести к низкой эффективности работы руководителя, который должен понимать основные принципы контроля и уметь донести их до сотрудников.

Если Вы хотите организовать эффективный контроль за работой сотрудников, просто оставьте свои контакты ниже и мы бесплатно проконсультируем Вас и поможем выбрать правильное решение:

Выбор модели контроля напрямую зависит от размеров организации, сложности ее бизнес-процессов и используемой системы документооборота. В малых и средних компаниях, где процессы достаточно просты и гибки, контроль может быть организован через минимальные формальные отчеты.

В отличие от малых компаний, крупные организации с более сложной структурой и множеством подразделений нуждаются в более развитых и автоматизированных системах для эффективного контроля. В таких организациях система контроля должна быть интегрирована и обеспечивать прозрачность на всех уровнях. Программные решения, такие как системы электронного документооборота (СЭД), CRM и ERP-системы, а также DLP-системы, позволяют:

1. Системы электронного документооборота (СЭД): автоматизируют процессы обработки и хранения документов, что значительно упрощает контроль за выполнением задач, документооборотом и соблюдением стандартов. Внедрение СЭД позволяет организовать работу с документами в электронном виде, следить за их состоянием и историей изменений, а также ускорить процесс утверждения и согласования документов.
2. CRM-системы: В крупных компаниях, где важно отслеживать взаимодействие с клиентами и эффективно управлять отношениями с ними, CRM-системы предоставляют полный контроль над процессами продаж, поддержки клиентов и взаимодействия с партнерами. CRM позволяет собирать данные о клиентах, анализировать их поведение и улучшать качество обслуживания, что напрямую влияет на эффективность работы всей организации.
3. ERP-системы: Enterprise Resource Planning (ERP) системы помогают интегрировать все бизнес-процессы компании в единую информационную среду, включая бухгалтерию, снабжение, производство, логистику и управление персоналом. ERP-системы позволяют более точно контролировать использование ресурсов, следить за финансовыми потоками и операциями на всех уровнях организации, а также оперативно принимать решения на основе данных в реальном времени.
4. DLP-системы (Data Loss Prevention): В компаниях, которые подошли к этапу, где защита данных становится важной, без внедрения DLP-системы не обойтись. Эти системы позволяют контролировать и предотвращать утечку конфиденциальной информации как на уровне сети, так и на уровне рабочих станций сотрудников. DLP-системы отслеживают действия пользователей с данными, включая отправку их по электронной почте, копирование на съемные носители или использование облачных хранилищ. Они помогают предотвратить несанкционированный доступ к важной информации, защищая интеллектуальную собственность и личные данные клиентов, что критично для обеспечения безопасности бизнеса.
5. Интеграция с другими системами: В крупных компаниях часто используется интеграция различных программных решений для более эффективного контроля и анализа. Например, интеграция СЭД с ERP-системами позволяет сотрудникам быстро получать необходимую информацию из разных источников и использовать данные для оперативного принятия решений.
6. Облачные решения: В последние годы крупные компании все чаще переходят на облачные платформы, которые обеспечивают гибкость и доступность данных в любом месте и в любое время. Облачные решения позволяют сотрудникам и руководителям работать в режиме реального времени и получать информацию о ходе выполнения задач или проектов в любое время.

Использование этих технологий требует дополнительных ресурсов на внедрение, обучение сотрудников и адаптацию бизнеса к новым условиям. Однако внедрение современных программных решений значительно повышает эффективность контроля, позволяет минимизировать ошибки и ускорить процессы принятия решений. Важно, чтобы сотрудники были полностью вовлечены в переход на новые системы и понимали их преимущества.

Время контроля зависит от типа бизнес-процесса. Наиболее простой вариант – это сочетание входного и выходного контроля: на первом этапе проверяется понимание задачи, на последнем – выполнение и соответствие стандартам. В государственных компаниях часто используется многоступенчатый контроль, чтобы вовремя скорректировать сроки или содержание задач.

Электронные пропуска, системы видеонаблюдения и другие средства контроля становятся обязательными в организациях, помогая выявлять нарушения дисциплины и следить за рабочим временем. На этом же этапе может выполняться контроль запускаемых на компьютере программ, минимизацию отвлечения на раздражители в виде соц.сетей и уведомлений мессенджеров. Важно, чтобы сотрудники были осведомлены о таких мерах, чтобы их использование не нарушало закон.

Для обеспечения надежности работы и защиты конфиденциальной информации компании, кроме мониторинга времени и качества работы, необходимо внедрение DLP (Data Loss Prevention) систем. Эти системы контроля позволяют отслеживать и блокировать утечку данных, предотвращать использование несанкционированных программ и защищать от внешних угроз. В современных условиях, когда сотрудник может работать на разных устройствах и в разных местах (например, с облачными ресурсами за пределами периметра компании), контроль за безопасностью становится не менее важным, чем учет рабочего времени.

KPI помогают определить важнейшие характеристики работы сотрудников или подразделений, влияющие на успех компании. На государственном уровне они используются для оценки работы министерств и губернаторов, а в компаниях – для мониторинга выполнения целей и задач.

Для компаний, работающих с государственными тендерами или иностранными партнерами, сертификация по стандартам ISO 9000 становится обязательной. Это помогает регулировать процессы и внедрять систему управления качеством на всех уровнях организации.

Система, описанная в ISO 9001:2000, включает несколько подсистем, которые касаются всех этапов работы компании, от набора и обучения персонала до мотивации и увольнений. Внедрение этих стандартов помогает создать эффективную и качественную систему управления персоналом.

Соблюдение стандартов ISO направлено на постоянное улучшение работы организации, с фокусом на:

• Ориентацию на клиента.
• Лидерство и вовлеченность сотрудников.
• Процессный и системный подход.
• Постоянные улучшения.
• Принятие решений на основе объективных фактов.

Внедрение системы контроля качества на всех уровнях организации приводит к улучшению процессов и повышению эффективности работы сотрудников. Стандарты ISO и другие системы управления качеством обеспечивают четкие критерии для мониторинга и оптимизации бизнес-процессов, что способствует росту компании и повышению мотивации персонала.