Безопасная настройка CRM-системы в бизнесе или как мы попали на риски, о которых не подозревали

Пример злоупотребления правами доступа

В одной компании менеджер, используя свои права доступа, внёс изменения в CRM-систему с целью скрыть свою неэффективную работу. В результате в системе была искажена и удалена часть данных о клиентах, что привело к потере части сделок и затруднило принятие руководством верных решений.

Другой пример злоупотребления правами доступа, с которой столкнулись в том числе мы
Менеджер по продажам осознанно удалил часть базы данных клиентов и сделок, понимая что ему в скором времени грозит увольнение, а он сам уже не первую неделю подыскивает новую работу и откликается на собеседования.

Третий кейс связан с тем, что используя данные по сделкам, контрагентам, поставщикам, менеджер “сливал” информацию через почту и мессенджер своим “подельникам”, организовав фирму-боковик и уводя сделки из основного бизнеса.

Все эти случаи показывают:

1. насколько важно обеспечить безопасность данных в CRM-системе.
2. насколько непредсказуемо могут вести себя сотрудники, что наносит финансовый и репутационный ущерб для бизнеса.

Злоупотребление правами доступа и бесконтрольной работой на рабочих местах ведет в том числе к потере клиентов, снижению доверия к бренду и, как результат, финансовым убыткам.

Что делать?

Как этого избежать и своевременно сыграть “в защите”?
Чтобы предотвратить подобные инциденты, компаниям следует принять ряд мер:

• Внедрить ролевую матрицу доступа менеджеров в CRM-системе. Это позволит ограничить права доступа сотрудников в соответствии с их должностными обязанностями.
• Организовать регулярное резервное копирование данных. Это обеспечит сохранность данных в случае их искажения или удаления.
• Установить систему контроля за работой сотрудников отдела продаж (DLP, Data Leak Prevention). Это позволит отслеживать действия сотрудников, выявлять и своевременно пресекать злоупотребления.

Эти меры позволяют минимизировать риски утечек данных и потери информации, обеспечивая безопасность, а как следствие - надежность и стабильность работы компании.

Стоимость внедрения системы защиты

Стоимость внедрения системы защиты может варьироваться в зависимости от числа сотрудников, модулей системы безопасности, но в среднем составляет порядка 500 тысяч рублей. Эта сумма точно является небольшой по сравнению с ущербом, который причиняет компании даже из 10 человек утерянная информация о клиентах и сделках, или один уведенный “налево” контракт. Инвестиции в безопасность бизнес процессов с контролем работы сотрудников и пресечением утечек данных являются оправданными и необходимыми для успешной работы бизнеса.

Вместо заключения

Использование CRM-систем в современном бизнесе открывает широкие возможности для автоматизации процессов, повышения эффективности работы и увеличения выручки. Однако, как показывает практика, без должного внимания к вопросам безопасности эти системы могут стать источником серьёзных проблем.

Мы, эксперты по безопасности из компании «Гладиаторы ИБ» знаем про риски, сценарии допустимого и недопустимого использования и предлагаем широкий спектр услуг по внедрению и настройке систем безопасности для CRM-систем. Мы проведем аудит, разработаем и реализуем эффективную систему защиты, которая будет соответствовать специфике вашего бизнеса и обеспечивать надёжное хранение и обработку важной информации. Мы также подскажем и реализуем систему контроля эффективности работы сотрудников и выявления мошеннических операций.